Відповідно до законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про місцеві державні адміністрації», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», постанови Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433 «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади», рішень Київської міської ради від 22 травня 2013 року № 314/9371 «Про затвердження освітнього проекту  «Стандарт столичної освіти»,  від 21 вересня 2017 року № 40/3047 «Про затвердження Положення про інформаційну систему «Реєстр територіальної громади міста Києва», від 13 вересня 2018 року № 1369/5433 «Про затвердження Порядку здійснення видатків на дошкільну освіту у місті Києві на основі базового фінансового нормативу бюджетної забезпеченості», від 18 грудня 2018 року № 461/6512 «Про затвердження Комплексної міської цільової програми «Електронна столиця» на 2019-2022 роки», від 18 грудня 2018 року № 467/6518 «Про затвердження міської комплексної цільової програми «Освіта Києва. 2019-2023 роки», від 20 грудня 2018 року № 549/6600 «Про запровадження в місті Києві багатофункціональної електронної картки «Муніципальна картка «Картка киянина», розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 23 травня 2013 року № 760 «Про запровадження електронного запису дітей до дошкільних навчальних закладів комунальної власності територіальної громади міста Києва», з метою визначення порядку та особливостей функціонування системи електронного запису дітей до комунальних закладів дошкільної освіти  територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО»:

1. Затвердити Порядок функціонування системи електронного запису дітей до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО», що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 11 грудня 2018 року № 2233 «Про функціонування системи електронного запису дітей до закладів дошкільної освіти комунальної власності територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО», зареєстроване в Головному територіальному управлінні юстиції у місті Києві 27 грудня 2018 року за № 319/2167.
3. Це розпорядження набирає чинності з дня його оприлюднення.
4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Голова                                                                                  Віталій КЛИЧКО

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
_________________№ ________

Порядок
функціонування системи електронного запису дітей
до комунальних закладів дошкільної освіти
територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО»

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає механізм формування, доступу, функціонування, технічної взаємодії, захисту та використання інформаційних ресурсів системи електронного запису дітей до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО» (далі - Порядок).

1.2. Дія цього Порядку поширюється на структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, комунальні заклади дошкільної освіти територіальної громади міста Києва, фізичних осіб.

1.3. Система електронного запису дітей до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва – «СЕЗ ЗДО» (далі - Система) використовується з метою:

• забезпечення доступу до інформації про заклади дошкільної освіти, що зареєстровані та  функціонують в місті Києві;
• прийняття управлінських рішень щодо розвитку мережі закладів дошкільної освіти міста Києва;
• технічної реалізації процедури електронного запису дітей, які потребують здобуття дошкільної освіти;
• забезпечення  прозорості процедури зарахування дітей до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва.

1.4. Правовою підставою функціонування Системи є закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про місцеві державні адміністрації», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», «Про освіту», «Про дошкільну освіту», «Про інформацію», рішення Київської міської ради та інші нормативно-правові акти.

1.5. Фінансування заходів з функціонування та розвитку Системи здійснюється згідно з рішеннями Київської міської ради, в яких передбачено видатки на зазначені заходи.

IІ. Суб'єкти відносин у Системі

2.1. Суб'єктами відносин у Системі є:

• розпорядник Системи;
• адміністратор Системи;
• володілець інформації у Системі;
• користувачі інформації у Системі.

2.2. Розпорядником Системи є Департамент інформаційно-комунікаційних технологій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), який забезпечує функціонування та розвиток Системи.

2.3. Адміністратором Системи є комунальне підприємство «Головний інформаційно-обчислювальний центр», яке здійснює технічний супровід і підтримку працездатності Системи загалом, контроль за дотриманням користувачами інформації у Системі правил, процедур, технології обробки інформації у Системі.

2.4. Володільцем інформації у Системі є Департамент освіти і науки виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), якому належать права на інформацію у Системі та який забезпечує ведення інформації, надання консультацій користувачам інформації у Системі, надання та припинення доступу до інформації у Системі користувачам інформації у Системі (модераторам, керівникам та медичним працівникам комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва).

2.5. Користувачами інформації у Системі є:

2.5.1. Модератори – посадові (службові) особи та працівники Департаменту освіти і науки виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, які здійснюють супровід Системи та надання консультаційної допомоги іншим користувачам інформації у Системі.

2.5.2. Керівники комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва, які заповнюють сторінку свого закладу у Системі, оновлюють інформацію про комплектацію груп закладу дошкільної освіти.

2.5.3. Медичні працівники комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва, які відповідають за ведення табелю відвідування вихованців.

2.5.4. Батьки або особи, які їх замінюють, які є заявниками на зарахування до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва та можуть користуватися публічною інформацією на публічних сервісах Системи, отримують доступ до неї через веб-браузер без реєстрації (обмежений доступ) або з реєстрацією (розширений доступ) на відповідному веб-сайті.

ІІІ. Структура Системи

3.1. Система складається з таких модулів:

3.1.1. Модуль «Карта закладів дошкільної освіти» – призначений для відображення мережі закладів дошкільної освіти. Модуль містить фільтри для пошуку та отримання необхідної інформації користувачами інформації у Системі за кількістю закладів дошкільної освіти, їх територіальним розміщенням, кількістю вільних місць у комунальних закладах дошкільної освіти територіальної громади міста Києва ‒ за різними критеріями відбору.

3.1.2. Модуль «Сторінка закладу дошкільної освіти» – призначений для ведення та відображення інформації про заклад дошкільної освіти та містить контактну інформацію, загальну інформацію про надання освітніх послуг, а також інформацію про кількість місць, груп за віком та час перебування в них дітей. Модуль заповнюється керівником закладу дошкільної освіти.

У модулі відображається неперсоніфікована інформація про заклад дошкільної освіти з розподілом дітей за віковими категоріями та роками народження дитини.

3.1.3. Модуль «Особистий кабінет» – призначений для збереження заявок про зарахування дитини до комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва та роботи користувачів інформації у Системі відповідно до рівня доступу.

3.1.4. Модуль «Середовище модерації заявок» – призначений для роботи модераторів Системи та надання консультаційної допомоги іншим користувачам інформації у Системі. Модуль передбачає відображення розгорнутої інформації про заявки користувачів інформації у Системі з можливістю підтвердження пільг внесених у Систему батьками або особами, які їх замінюють, на підставі документів, що підтверджують наявність таких пільг.

3.1.5. Модуль «Заявка користувача» – призначений для введення користувачем до Системи інформації про дитину як майбутнього вихованця комунального закладу дошкільної освіти. У модулі налаштовуються необхідні параметри користувачів інформації у Системі. Користувач інформації у Системі у особистому кабінеті модуля може створювати кілька заявок.

3.1.6. Модуль «Гроші ходять за дитиною» - призначений для здійснення обліку надходжень компенсацій у розмірі Базового фінансового нормативу бюджетної забезпеченості, та сплати за утримання дітей, що не є членами територіальної громади міста Києва, в комунальному закладі дошкільної освіти.

3.1.7. Модуль «Табель відвідування» - призначений для обліку відвідування дітей у закладах дошкільної освіти та застосовується для нарахування сплати за утримання дитини, що не є членом територіальної громади міста Києва в комунальних закладах дошкільної освіти в розмірі Базового фінансового нормативу бюджетної забезпеченості, затвердженого рішенням Київської міської ради про бюджет міста Києва на відповідний рік.

3.2. Функціонування усіх модулів Системи забезпечує адміністратор Системи.

ІV. Організація та порядок роботи у Системі

4.1. Реєстрація користувачів у Системі здійснюється через Єдиний веб-портал територіальної громади міста Києва. Заявники отримують доступ до Системи через Особистий кабінет киянина.

Реєстрація заявників здійснюється за умови отримання згоди батьків або осіб, які їх замінюють, на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» на підставі свідоцтва про народження дитини, шляхом підтвердження відповідною поміткою у Системі.

Заявники або інші користувачі інформації у Системі від імені заявників проводять реєстрацію облікового запису дитини у Системі на підставі наявних документів.

Інформацію про наявну пільгу на зарахування дитини до комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва заявник вносить до особистого кабінету. Інформація про наявні пільги на зарахування дітей до комунальних закладів дошкільної освіти територіальної громади міста Києва підтверджується та заповнюється модераторами Системи на підставі оригіналів документів, що підтверджують наявність такої пільги, та надаються заявниками особисто.

Про необхідність отримання дитиною дошкільної освіти у інклюзивних групах або групах компенсуючого типу (санаторних та спеціальних), наявну нозологію та інформацію  про медичний  висновок заявник зазначає у заявці особисто. Якщо у заявці міститься інформація про медичний висновок, запрошення заявникові від комунальних закладів дошкільної освіти загального розвитку не надходитимуть.

У разі потреби отримувати дошкільну освіту з короткотривалим режимом  перебування дитини у закладі, заявник ставить позначку в заявці «бажаю відвідувати короткотривалу групу». При цьому запрошення від комунальних закладів у групи повного дня не надходитимуть.

4.2. Після реєстрації заявника у Системі створюється особистий кабінет з можливістю корегування інформації облікового запису. Налаштування особистого кабінету здійснюється заявником самостійно. Заявник може видаляти та створювати нові заявки, обираючи комунальні заклади дошкільної освіти  територіальної громади міста Києва на власний розсуд. Заявник самостійно  слідкує за черговістю та статусом своєї заявки у Системі через мережу Інтернет.

В особистому кабінеті заявника зберігаються усі заявки, за якими він отримував інформацію про зарахування до комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва. Зміни та доповнення в особистому кабінеті можуть бути внесені до досягнення дитиною шкільного віку.

Кількість створюваних у Системі заявок в особистому кабінеті на отримання дошкільної освіти у комунальних закладах дошкільної освіти територіальної громади міста Києва не обмежується. Запрошення надходитиме автоматично за наявності вільних місць до особистого кабінету заявника про що надсилається sms - повідомлення та електронний лист згідно з відповідною контактною інформацією заявника, зазначеною в особистому кабінеті.

4.3. Якщо в особистому кабінеті створено дві або більше заявок з однаковою датою народження дітей, то в разі отримання запрошення за першою заявкою, друга (наступна) заявка отримує статус «близнюки» і є пріоритетною для цього комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва.

4.4. Розподіл заявок у Системі здійснюється автоматично в порядку черговості їх реєстрації до комунального закладу дошкільної освіти з урахуванням вікової періодизації, кількості повних років дитини станом на вересень та пріоритетності:

• заявки батьків дітей пільгових категорій (позначка у Системі «пільга»);
• заявки батьків дітей, які є членами територіальної громади міста Києва (позначка у Системі «кияни»);
• заявки батьків дітей, які не зареєстровані в місті Києві, але мають право на отримання багатофункціональної електронної картки «Муніципальна картка «Картка Киянина» (позначка у Системі «МКК») та заявки батьків дітей інших територіальних громад.

4.5. У період розгляду заявником запрошення з одного комунального закладу дошкільної освіти запрошення з інших обраних закладів не надходитимуть. У цей період  іншим заявникам надходять запрошення в порядку черговості.

4.6. Повідомлення про запрошення до комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва надходить на електронну адресу та номер мобільного телефону заявника. Заявник протягом 10 календарних днів розглядає отримане запрошення. У разі згоди заявника на зарахування дитини до обраного закладу дошкільної освіти він упродовж 14 календарних днів подає керівнику необхідні для зарахування дитини документи відповідно до законодавства України. Кінцевий термін подачі документів заявником відображається у Системі списку групи закладу дошкільної освіти, від якого надійшло запрошення.

4.7. Якщо протягом встановленого терміну заявник не виконує дії, зазначені в пункті 4.6 цього Порядку, запрошення для зарахування дитини до закладу дошкільної освіти Системою автоматично скасовується,  статус заявника змінюється на «очікує запрошення». При цьому в заявці видаляється запис про обраний заклад дошкільної освіти, запрошення від якого не було прийнято, номер та дата реєстрації в черзі зберігаються. Запрошення до цього закладу надсилається наступному в черзі заявнику. За 3 календарні дні до скасування запрошення заявник повторно сповіщається Системою через електронну адресу та номер мобільного телефону про запрошення до закладу дошкільної освіти.

Для поновлення закладу дошкільної освіти у заявці заявник може  повторно додати його до переліку закладів дошкільної освіти в особистому кабінеті Системи.

4.8. Запрошення на зарахування до комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва дитини, яка не є членом територіальної громади міста Києва чи батьки котрої не мають право на отримання багатофункціональної електронної картки «Муніципальна картка «Картка Киянина», актуальне лише після автоматичного підтвердження ознайомлення з умовами, викладеними у пункті 3.7. Порядку здійснення видатків на дошкільну освіту у місті Києві на основі базового фінансового нормативу бюджетної забезпеченості, затвердженого рішенням Київської міської ради № 1369/5433 від 13 вересня 2018 року. У разі не надання батьками згоди запрошення надійде іншій заявці у черзі згідно дати реєстрації.

4.9. У разі відсутності вільних місць в обраному комунальному закладі дошкільної освіти територіальної громади міста Києва та відмови батьків або осіб, які їх замінюють, від іншого запропонованого закладу дошкільної освіти, заявка залишається в черзі до моменту появи вільних місць в обраному закладі дошкільної освіти. Заявка автоматично переміщується в списку з урахуванням вікової категорії дитини та навчального року.

4.10. Керівник комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва приймає документи для зарахування дитини лише після підтвердження батьками або особами, які їх замінюють, запрошення та наявності у заявці статусу «Надає документи».

4.11. Керівник комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва вилучає заявку, що містить не підтверджену оригіналами документів інформацію про дитину. Надіслане запрошення до закладу дошкільної освіти у Системі анулюється, номер облікового запису дитини у Системі в черзі зберігається. Заявник створює нову заявку з достовірною інформацією, обираючи комунальні заклади дошкільної освіти територіальної громади міста Києва із запропонованих у Системі.

4.12. У разі прийняття заявником рішення про зміну дати зарахування він змінює поле «не надсилати запрошення до». У такому випадку раніше встановленої дати запрошення Системою не надсилатимуться. При цьому номер та дата реєстрації заявки зберігаються в черзі.

4.13. У разі необхідності переведення дитини з одного комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва до іншого заявник створює в особистому кабінеті заявку та обирає заклад дошкільної освіти (позначка у Системі «повторна»). Запрошення до обраного закладу дошкільної освіти надсилається по даті реєстрації заявки за наявності вільного місця в закладі.

4.14. Якщо на вересень дитині виповнилося повних 6 років, а батьки або особи, які їх замінюють, бажають, щоб дитина відвідувала комунальний заклад дошкільної освіти територіальної громади міста Києва, для отримання запрошення необхідно в налаштуваннях заявки відмітити «бажаю відвідувати групу молодшу за віком».

4.15. Медичний працівник комунального закладу дошкільної освіти територіальної громади міста Києва щоденно заповнює відповідну інформацію в модулі «Табель відвідування»,  що є підставою для створення зведеного табелю відвідування та нарахування сплати за утримання дитини, яка не є членом територіальної громади міста Києва в комунальних закладах дошкільної освіти територіальної громади міста Києва в розмірі Базового фінансового нормативу бюджетної забезпеченості, затвердженого рішенням Київської міської ради про бюджет міста Києва на відповідний рік.

V. Використання, доступ та технічний захист інформаційних ресурсів Системи

5.1. Заходи щодо накопичення, обробки та зберігання інформації у Системі здійснює адміністратор Системи. Порядок обробки і захисту персональних даних, що містяться у Системі, визначається відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» з урахуванням наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 «Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних».

5.2. Модернізація, налагодження та внесення змін до програмного забезпечення на всіх рівнях Системи здійснюється за рішенням адміністратора Системи за погодженням з розпорядником Системи.

5.3. Адміністратор Системи забезпечує конфіденційність, цілісність та доступність інформаційних ресурсів Системи.

5.4. Доступ до інформаційних ресурсів Системи надається з дотриманням вимог законів України «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про електронні документи та електронний документообіг», постанов Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433 «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади» та від 29 березня 2006 року № 373 «Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах».

5.5. Користувачам інформації Системи надається доступ до інформації у Системі відповідно до їх прав та виконуваних ними функцій.

5.6. Користувачі інформації у Системі використовують інформацію, що міститься в ній, у встановленому порядку. Така інформація не підлягає поширенню та передачі іншим особам, крім випадків, передбачених законодавством України.

5.7. Джерелами інформації, яка вводиться до Системи користувачами інформації у Системі, можуть бути відомості та дані, отримані в установленому порядку в межах повноважень та відповідно до законодавства від Департаменту інформаційно-комунікаційних технологій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Департаменту освіти і науки виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, органів державної статистики.

Директор Департаменту освіти і науки                              Олена ФІДАНЯН