Відповідно до розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 12.03.2012 № 304 «Про інформаційно-телекомунікаційну систему «Єдиний веб-портал територіальної громади міста Києва» (зі змінами) Система обліку публічної інформації є модулем Єдиного веб-порталу територіальної громади міста Києва, де фіксується інформація про документи, що містять публічну інформацію, розпорядником якої є виконавчий орган Київської міської ради (Київська міська державна адміністрація).

Постачальником інформації для Системи обліку є інформаційно-телекомунікаційна система «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва». Перелік видів документів, які підлягають обов'язковій реєстрації у системі обліку, визначений розпорядженням від 12.03.2012 № 304.

Доступ до Системи обліку є вільним для користувачів веб-порталу, пошук інформації здійснюється за категоріями: вид документа, назва документа, реєстраційний номер документа, дата створення, дата надходження, джерело інформації, автор, галузь, ключові слова, форма документа, місце зберігання документа, строк обмеження. Крім того, кожен попередньо зареєстрований (авторизований) користувач має можливість безпосередньо завантажувати файли із Системи обліку.

УВАГА! Для запобігання розголошення інформації, яка може завдати істотної шкоди інтересам національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку, на період дії правового режиму воєнного стану доступ до Системи обліку тимчасово не забезпечується.

Водночас, при отриманні запитів на інформацію про надання копій документів, якими володіє Київська міська військова адміністрація обов’язково застосовується «трискладовий тест» (сукупність вимог, дотримання яких є обов'язковим для обмеження доступу до інформації ) (частина друга статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»).