Версія для людей із вадами зору

Управління документообігу та аналізу кореспонденції Київської міської ради

Посадові особи

Хорватова Світлана Олександрівна (Начальник управління)

Посадова інструкція

Потьомкін Олексій Михайлович (Заступник начальника управління)

Посадова інструкція

Данилець Василь Васильович (Заступник начальника управління - начальник відділу)
 
Адреса і телефон
 
Адреса: м.Київ, вул. Хрещатик, 36, кім. 104a
Телефон: 202-70-64 202-73-10
 
Файли
 

Основні функції та напрямки роботи: 

1. Здійснення електронного документообігу та забезпечення обліку та контролю за проходженням документів
2. Організація обліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів, звернень громадян, доручень виборців, запитів на інформацію та документів дозвільного характеру
3. Забезпечення організації прийому та своєчасного розгляду звернень громадян, представників установ, підприємств та організацій міста з особистих питань заступником міського голови – секретарем Київської міської ради.
4. Забезпечення організації та проведення (“гарячої”) телефонної лінії заступником міського голови – секретаря Київської міської ради.
5. Ведення баз даних службової кореспонденції, запитів на інформацію та звернень громадян в системі електронного документообігу “АСКОД” (далі – СЕД “АСКОД”) та бази даних документів дозвільного характеру в інформаційній системі “Єдиний дозвільний центр міста Києва”.
6. Підготовка проектів відповідей на звернення, що надійшли на розгляд до управління відповідно до доручення заступника міського голови – секретаря Київської міської ради з питань, що належать до компетенції управління.
7. Приймання, реєстрація, облік та контроль за проходженням документів, які містять службову інформацію, яким надається гриф обмеження доступу “Для службового користування” відповідно до інструкції про порядок обліку, обігу та збереження документів для службового користування.
8. Попередній розгляд, реєстрація та опрацювання службової кореспонденції, запитів на інформацію, документів дозвільного характеру, звернень громадян та доручень виборців, забезпечення своєчасної передачі їх керівникам Київської міської ради, головам постійних комісій Київської міської ради та керівникам структурних підрозділів секретаріату Київської міської ради для розгляду по суті.
9. Підготовка проектів доручень заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, керуючого справами секретаріату Київської міської ради та забезпечення своєчасного доведення до виконавців.
10. Сканування вхідної та вихідної кореспонденції, протокольних доручень.
11. Ведення в установленому порядку обліку і контролю за термінами та повнотою виконання завдань, реалізація яких передбачена відповідними дорученнями заступника міського голови – секретаря Київської міської ради щодо розгляду запитів на інформацію та звернень громадян.
12. Забезпечення своєчасного надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про стан виконання контрольних документів по зверненням громадян. 
13. Контроль за своєчасним надходженням інформаційних та контрольних  матеріалів від структурних підрозділів секретаріату Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), інших суб’єктів контролю про стан виконання контрольних документів, їх аналіз, перевірка та в разі виконання документа зняття з контролю.
14. Підготовка і систематичне надання структурним підрозділам секретаріату Київської міської ради та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) інформаційних матеріалів, письмових нагадувань – попереджень про закінчення термінів виконання контрольних документів.
15. Підготовка та подання керівництву секретаріату Київської міської ради звітів, статистичних, аналітичних, довідкових та інші необхідних матеріалів про надходження кореспонденції, хід виконання контрольних документів, стан виконавської дисципліни.
16. Аналіз і узагальнення інформації щодо організації діловодства у секретаріаті Київської міської ради та надання пропозицій щодо вдосконалення роботи зі службовими документами, запитами на інформацію, документами дозвільного характеру та зверненнями громадян.
17. Забезпечення регулярного прийому інформації від органів державної влади та передача інформації, підготовленої структурними підрозділами Київської міської ради, до органів державної влади за допомогою електронної пошти, факсу, телефону.
18. Підготовка розпоряджень заступника міського голови -  секретаря Київської міської ради з питань, що відносяться до компетенції управління.
19. Розробка та ведення словників виконавців та структурних підрозділів Київської міської ради, кодифікаторів організацій, установ та відомств в електронній системі обліку та контролю.
20. Здійснення копіювально-розмножувальних робіт  та вжиття заходів щодо скорочення їх обсягів.
21. Впровадження нових інформаційних технологій в сфері електронного документообігу.
22. Залучення спеціалістів-програмістів для вдосконалення програмно-технічного забезпечення бази даних службової кореспонденції та розробки програм по розширенню її можливостей.
23. Складання номенклатури справ управління, забезпечення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архів.
24. Участь у проведенні семінарів, нарад з питань контролю за виконанням контрольних документів.
25. Розроблення методичних рекомендацій з питань вдосконалення діловодства та організації роботи з документами.
26. Надання методичної та практичної допомоги депутатам Київської міської ради, структурним підрозділам секретаріату Київської міської ради та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в організації роботи щодо ведення діловодства.
27. Забезпечення проведення роботи з навчання, підготовки та перепідготовки кадрів управління.

Якщо у Вас виникли технічні питання або побажання з приводу доопрацювання Єдиного веб-порталу м. Києва, то зверніться, будь ласка, до служби технічної підтримки за номером: (044) 366-80-13 або напишіть на електронну пошту support.web@kyivcity.gov.ua