Приходько Крістіна Валеріївна (Начальник відділу)

Посадова інструкція

Дудак Олеся Володимирівна (Заступник начальника відділу)

Посадова інструкція

Бережная Валентина Миколаївна (Радник)

Посадова інструкція

Пилипенко Юлія Андріївна (Головний спеціаліст)

Посадова інструкція

Чебанова Юлія Сергіївна (Головний спеціаліст)

Посадова інструкція

Усик Ірина Юріївна (Головний спеціаліст)

Посадова інструкція

Основні функції та напрямки роботи:

 Основними завданнями відділу організаційного та документального забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради  управління організаційного та документального забезпечення діяльності керівництва секретаріату Київської міської ради є:
Здійснення організаційного, інформаційного, консультативного, аналітичного, документального забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.
 Забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради щодо реалізації ним повноважень керівника секретаріату представницького органу місцевого самоврядування. 
    Здійснення координації між структурними підрозділами секретаріату Київської міської ради з метою забезпечення діяльності заступника міського голови - секретаря Київської міської ради.
    Організація прийому відвідувачів заступником міського голови - секретарем Київської міської ради.
     Відділ  відповідно до покладених на нього завдань: 
    Бере участь у засіданнях Президії, постійних комісій, нарадах, інших заходах у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу; в організації і проведенні семінарів, занять з працівниками структурних підрозділів секретаріату Київради з питань, що належать до компетенції відділу.
    Здійснює в установленому порядку розгляд звернень структурних підрозділів секретаріату Київради з питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у розгляді звернень громадян, державних органів, органів суддівського самоврядування, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян. 
    За дорученням заступника міського голови — секретаря Київради бере участь в організації та координації процесу планування в Київраді, підготовці аналітичних звітів за результатами діяльності Київради та здійсненні моніторингу виконання документів планового характеру.
    Забезпечує планування та складення розпорядку робочого дня заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, формує та опрацьовує його робочі плани, організовує підготовку необхідних матеріалів із окремих питань управлінської діяльності.
Організовує за дорученням заступника міського голови — секретаря Київської міської ради підготовку довідкових, інформаційно-аналітичних матеріалів для його участі в нарадах, зустрічах, конференціях та інших заходах.
Надає пропозиції керівництву секретаріату щодо координації роботи структурних підрозділів  з метою підготовки та проведення заходів за участю заступника міського голови — секретаря Київради.
    Бере участь у підготовці, а в разі потреби – готує матеріали для публічних виступів заступника міського голови — секретаря Київради, в тому числі у засобах масової інформації.
     За дорученням керівництва секретаріату вивчає питання, порушені структурними підрозділами, готує доручення та розпорядження заступника міського голови — секретаря Київради, сприяє взаємодії між структурними підрозділами при виконанні доручень та розпоряджень, здійснює контроль за їх виконанням.
    Здійснює попередній розгляд та опрацювання документів, що надходять на ім’я заступника міського голови - секретаря Київської міської ради, готує пропозиції до резолюцій. 
Контролює та координує роботу з документами, що надходять на ім’я заступника міського голови — секретаря Київської міської ради та подаються йому на підпис.  
За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради,  бере участь у розробці та розробляє проекти нормативно-правових актів, проекти рішень з питань, що належать до повноважень Київради, а також проекти правових актів внутрішньоорганізаційного характеру.
 Подає заступнику міського голови — секретарю Київської міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи секретаріату, покращення його управлінської діяльності.
 За дорученням заступника міського голови — секретаря Київської міської ради узагальнює, аналізує та систематизує інформацію щодо виданих ним розпоряджень та доручень, а також діяльності структурних підрозділів секретаріату Київради. 
 У межах своєї компетенції сприяє взаємодії Київради з органами суддівського самоврядування, центральними органами та органами місцевого самоврядування, їх посадовими особами, підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян та окремими фізичними особами. 
 За дорученням  заступника міського голови — секретаря Київської міської ради аналізує й опрацьовує проекти законів України, інших нормативно-правових актів, аналізує та узагальнює результати роботи структурних підрозділів секретаріату Київради.
 За дорученням заступника міського голови - секретаря Київської міської ради забезпечує підготовку проведення сесій Київради, засідань Президії, робочих груп для реалізації ним своїх повноважень.
Забезпечує організацію особистого прийому громадян заступником міського голови - секретарем Київської міської ради.
 Здійснює організаційне забезпечення проведення нарад, зустрічей та інших заходів, що проводяться заступником міського голови — секретарем Київради.
 Допомагає у застосуванні відповідних норм етикету і протоколу під час прийому заступником міського голови — секретарем Київради службових осіб, відвідувачів та гостей. Організовує проведення переговорів із зарубіжними делегаціями.
Вивчає та аналізує матеріали за напрямками діяльності Київради та відповідний вітчизняний і зарубіжний досвід, готує та надає пропозиції щодо використання загальновизнаних принципів та норм міжнародного права, міжнародних стандартів, спрямованих на вдосконалення існуючої системи, підвищення її ефективності.
Виконує інші завдання відповідно до розпоряджень і доручень Київського міського голови, заступника міського голови - секретаря Київради,  розпоряджень і доручень керуючого справами.