У КМДА повністю перейшли на електронний документообіг. Так, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» основною формою провадження діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) є електронна.

Для ефективного документообігу і максимального скорочення проходження документів у паперовій формі відповідно до розпорядження КМДА від 23 січня 2019 року № 111 затверджено єдині правила підготовки, погодження та підписання проектів вихідних листів за підписом Київського міського голови, першого заступника і заступників голови Київської міської державної адміністрації в електронній формі з використанням можливостей системи електронного документообігу (СЕД АСКОД).

Зокрема, електронні документи відправляються через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) підписані електронним цифровим підписом із електронною позначкою часу, який за правовим статусом прирівняний до власноручного підпису або електронної печатки. Не користувачам системи СЕВ ОВВ документи надходять шляхом виготовлення паперових копій електронних документів, засвідчених в установленому порядку відповідно до законодавства (як передбачено Інструкцією з діловодства, затвердженою розпорядженням КМДА). При цьому до електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням електронного цифрового підпису або засвідчених електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

В апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) впроваджено автоматичну реєстрацію вихідних листів за підписом керівництва. Після виконання дії «Підписати» система електронного документообігу присвоює проекту вихідного листа в електронній формі реєстраційний номер та дату реєстрації. Одночасно з накладенням на документ електронного цифрового підпису посадової особи файл конвертується у формат PDF із зазначенням на усіх сторінках документа QR-коду, який містить інформацію про підписувача, та штрих-коду, який містить назву установи, реєстраційний номер і дату реєстрації.

Водночас створення документів триває і в паперовій формі з власноручним підписом керівництва. Це стосується, насамперед, документів:

• які містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
• що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
• вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.